การจัดการสารสนเทศ(Information Management)
การจัดการสารสนเทศ (Information management) คือ การวางแผน จัดหา รวบรวม จัดเก็บ รักษา และส่งต่อแพร่กระจายสารสนเทศไปยังผู้ใช้ เพื่อประโยชน์ในการใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพโดยใช้เทคโนโลยีสารสนเทศเป็นเครื่องมือ ทั้งนี้ เพื่อปรับปรุงพัฒนาสมรรถนะการบริหารงานและการดำเนินงานขององค์กร สร้างนวัตกรรม เพิ่มขีดความสามารถทางการแข่งขัน และมุ่งสู่การเป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้
การจัดการสารสนเทศ เป็นการบริหารจัดการขององค์กรทั้งภาครัฐและเอกชน มักจะมีรายละเอียดปลีกย่อยลงไปแล้วแต่ประเภทและขนาดขององค์กร ไม่ได้มีลักษณะเป็น “One size fits all” อาจเป็นองค์กรที่ทำหน้าที่จัดเก็บและบริการสารสนเทศโดยตรง เช่น ห้องสมุด หรือองค์กรที่ใช้สารสนเทศในการดำเนินธุรกิจทั้งขนาดเล็ก กลาง ใหญ่ หรือระดับประเทศก็ได้ ปัจจุบันมีธุรกิจรับจ้างจัดการสารสนเทศสำหรับองค์กรภาคธุรกิจเกิดขึ้น เพื่อให้การบริหารจัดการสารสนเทศภายในองค์กรเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ผลิตสารสนเทศที่ถูกต้อง มีคุณภาพ ทันสมัย และเชื่อถือได้ มีการใช้เมทาดาทาที่ถูกต้อง จัดทำฐานข้อมูลและจัดทำเหมืองข้อมูล (Data Mining) โดยดึงข้อมูลแต่ละกลุ่มที่กำหนดไว้ในแผนที่สารสนเทศ (Information Map) ขึ้นมาใช้เมื่อต้องการ กำหนดวัตถุประสงค์ของการใช้สารสนเทศ การเข้าถึงสารสนเทศ กำหนดว่าใครมีสิทธิเข้าถึงได้ ใครที่ไม่มีสิทธิเข้าถึง การจัดเก็บและรักษาความปลอดภัยของสารสนเทศ การกำจัดสารสนเทศที่ไม่ใช้แล้ว หรือไม่มีประโยชน์ การจัดการระเบียนเอกสารสำคัญต่างๆ เช่น เอกสารทางกฎหมาย การเงิน การค้า งานวิจัย ทรัพย์สินทางปัญญา เป็นต้น ระบบการจัดการสารสนเทศ (information management systems) อาจแยกย่อยตามประเภทและกิจกรรมของสารสนเทศ เช่น ระบบการจัดการเอกสาร ระบบการจัดการระเบียนบันทึก ระบบการจัดการเนื้อหาบนเว็บ ระบบการจัดการคลังสื่อดิจิทัล ระบบการจัดการสื่อการเรียนการสอน ระบบการจัดการห้องสมุด เป็นต้น การจัดการสารสนเทศประกอบด้วยองค์ประกอบหลัก 4 ประการคือ 1. มนุษย์ (people) 2. กระบวนการ (process) 3. เทคโนโลยี (technology) 4. เนื้อหา (content) ดังนั้น การจัดการสารสนเทศไม่ได้เกี่ยวข้องแค่เทคโนโลยีเพียงอย่างเดียว แต่เกี่ยวข้องกับมนุษย์ สถาปัตยกรรมโครงสร้างของสารสนเทศ เมทาดาทา และคุณภาพของเนื้อหาด้วย (Robertson, 2005)
สำหรับกรอบแนวความคิดของกลยุทธ์สารสนเทศสำหรับองค์การหรือหน่วยงานภาคธุรกิจนั้น Earl (2000, p.21) ได้เสนอกรอบแนวความคิดแบบ 5 จุดเชื่อมโยงกัน (five-point information strategy framework) ซึ่งประกอบด้วย
- What? อะไรคือกลยุทธ์ของระบบสารสนเทศที่จะใช้ในการพัฒนาองค์การ (IS strategy)
- How? องค์การจะใช้เทคโนโลยีสารสนเทศซึ่งเป็นโครงสร้างพื้นฐานอย่างไร (IT strategy)
- Where? การจัดเก็บทรัพยากรสารสนเทศขององค์การ จะต้องมีทิศทางที่จะดำเนินไปและมีเป้าหมายที่แน่นอน (IR strategy)
- Who? ใครเป็นผู้มีบทบาทและมีส่วนเกี่ยวข้องกับการจัดการสารสนเทศขององค์การ (IM strategy) และ
- Why? ทำไมกลยุทธ์สารสนเทศจึงมีความสำคัญต่อกลยุทธ์โดยรวมขององค์การ (Organization strategy)
Davenport (2000) ให้ความเห็นเกี่ยวกับการจัดการสารสนเทศขององค์กรโดยทั่วไปว่า องค์กรส่วนใหญ่มักใช้เงินงบประมาณลงทุนด้านเทคโนโลยีสารสนเทศเป็นจำนวนมาก อย่างไรก็ตามเทคโนโลยีเป็นเพียงเครื่องมือในการจัดเก็บและส่งผ่านสารสนเทศเท่านั้น แต่สิ่งที่สำคัญกว่าคือ มนุษย์ ซึ่งเป็นทั้งผู้สร้าง ผู้ปฏิบัติงาน และผู้ต้องการใช้สารสนเทศ ทำให้สารสนเทศมีค่าและมีความหมาย ดังนั้น เมื่อมี “เทคโนโลยี” แล้ว สิ่งที่สำคัญคือต้องรู้จักบริหารจัดการ “สารสนเทศ” ให้มีประสิทธิภาพ และควรจะมุ่งเน้นไปที่ “I” (information) มากกว่า “T” (technology)
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น